Témoignage : Artelia modernise son SI avec SAP S/4HANA et la technologie FIORI

Artelia est un groupe d’ingénierie pluridisciplinaire français (industrie, bâtiment, mobilité, eau, énergie) qui a pour particularité d’être détenu à 100% par ses managers et salariés. En croissance rapide, le groupe approche aujourd’hui les 7 000 collaborateurs et fait partie du top 15 européen des sociétés d’ingénierie de la construction.
En 2021, Artelia a enregistré un chiffre d’affaires de 745 millions d’euros, dont 85% réalisés en Europe. L’entreprise est implantée dans plus de 40 pays, avec une forte présence en Europe, mais également en Asie et en Afrique. Elle ambitionne de passer le cap du milliard d’euros de chiffre d’affaires annuel en 2025.

Un fort besoin de modernisation

« En 2018, nous avons dû faire face à l’obligation de déposer dans Chorus Pro les factures destinées à nos clients du secteur public, explique Angéline Carlassare, Finance & Project Apps Manager chez Artelia. En parallèle, nous voulions aller plus loin sur le sujet de la dématérialisation. » L’interface utilisateur de SAP ECC6 n’était pas adaptée à un public de non-initiés. La création d’applications simples d’usage, exploitant la technologie SAP Fiori, a permis alors de répondre au besoin d’Artelia.

En parallèle, d’autres demandes étaient identifiées, notamment sur la partie achat. « Nous nous sommes alors dit que nous aurions tout intérêt à basculer sur SAP S/4HANA, avant d’adopter le module achat, afin de profiter de sa nouvelle ergonomie. »

Dans la phase finale de son appel d’offres, Artelia a commandé auprès des deux candidats sélectionnés une étude de cadrage. La société voulait ainsi donner l’opportunité à chacun des intégrateurs de partager leur vision du projet. C’est PASàPAS, l’un des deux partenaires SAP récurrents d’Artelia, qui a été retenu.

Un projet solidement cadré

Le périmètre de l’ERP d’Artelia est somme toute assez classique : finance, contrôle de gestion, gestion des projets et administration des ventes. Mais il est complexifié par des applications périphériques, dont de la BI et un CRM. Le tout dans un contexte multi-ERP, qui est le résultat d’une forte croissance du groupe, organique comme externe.

« Un projet de migration reste coûteux, poursuit Angéline Carlassare. Il faut donc être capable d’amener rapidement de la valeur. Toutefois, afin de sécuriser notre projet, nous avons décidé d’opter pour une approche en deux temps :

• une phase de conversion, comprenant un minimum de modifications majeures,
• suivie d’une étape de mise en place d’évolutions permettant de mettre à profit cette migration. »

Une approche en phase avec les contraintes pesant sur l’agenda d’Artelia. Lancé en mai 2021, le projet devait en effet impérativement être terminé en fin d’année, afin que le nouvel ERP soit en production lors de la fusion de trois sociétés du groupe, programmée en janvier 2022.

Un client très engagé

L’ERP SAP S/4HANA est aujourd’hui en fonction chez Artelia. Les équipes finance n’ont pas vu de réel changement, les processus qu’ils utilisent n’ayant pas été profondément modifiés lors de la migration. Quelques régressions ont pu être constatées, par exemple au sujet des business partners. La configuration d’une tuile standard proposée par SAP a permis toutefois de limiter l’impact de ce problème, en proposant une expérience utilisateur satisfaisante pour des ADV.

Pendant le projet, Artelia s’est trouvé confronté à quelques difficultés, certains choix faits pouvant avoir un impact important pour l’organisation.

« Nous avons mis du temps à nous caler avec le partenaire, confirme Nicolas Panayoti. Mais, finalement, le projet s’est bien déroulé, car toutes les équipes étaient impliquées, celles d’Artelia, comme celles de PASàPAS. »

L’année 2022 est celle de la stabilisation de l’ERP et de la recherche de quick wins. Artelia va ainsi mener plusieurs sprints visant à intégrer des évolutions fonctionnelles, notamment au travers de la mise en place de cockpits Fiori.

Un projet qui vie dans le futur

L’année 2023 sera pour sa part consacrée à l’activation du module achats. Mais aussi à la montée de version de l’ERP. « Le rythme des mises à jour de l’ERP SAP S/4HANA est plus rapide que précédemment, avec un support limité à 5 ans, rappelle Angéline Carlassare. Or, nous avons opté pour la version 1909 de SAP S/4HANA, car c’était la dernière version stabilisée de l’ERP disponible lorsque nous avons lancé le projet. Nous avons donc programmé une montée de version en 2023, en prévision de la fin de support de SAP S/4HANA 1909 en 2024. »